附件1
中国人民大学本科生招生档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为规范我校本科生招生档案管理，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《教育部办公厅关于做好2016年普通高等学校部分特殊类型招生工作的通知》（教学厅〔2015〕11号）和《中国人民大学档案管理办法》，结合本科生招生工作情况，制定本办法。
第二条 本办法所称本科生招生档案（以下简称“档案”）是指本科生招生办公室在招生组考、招生咨询、网上录取及日常管理等工作中形成的，具有保存价值的不同形式、载体的历史记录。
第三条 本科生招生档案管理工作实行专人负责，本着便于保管和利用的原则，以全面、细致、准确、高效的标准开展档案管理工作。
第二章 归档范围及分类
第四条 本科生招生档案分为重要和一般两级。重要档案归入学校档案馆，一般档案由本科生招生办公室留存。具体归档范围详见《中国人民大学本科生招生办公室档案管理明细》。
第五条 移交学校档案馆的档案应按照年份、发文机关、文件性质依次分类。发文机关分为教育部（上级机关）、省级招生考试机构、中国人民大学、校内其他单位、招生就业处、本科生招生办公室6个层次。
第六条 本科生招生办公室存档档案（含电子文本）依次按照年份、招生工作类别进行分类。
第三章 归档时间和要求
第七条 各类别档案均实行次年归档制度，本年度文件于下一年10月底前完成归档。
第八条 归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，易于保存。纸质档案的分类应当清晰准确，便于查找；电子文本要进行备份，以防载体损坏，数据丢失。
第四章 档案的立卷和移交
第九条 归档人应当对各类别档案材料按要求科学分类，系统整理组卷，并建立总目录及分项目录，以便查找和使用。
第十条 档案材料的移交、接收必须履行相应的手续。向学校档案馆移交的，需填写移交清册一式两份，并由交接双方签名盖章，其中1份交学校档案馆，1份由本科生招生办公室留存；本科生招生办公室留存的档案材料需登记备案。
第五章 档案的保存、利用与销毁
第十一条 档案的保存期限
（一）移交学校档案馆保存的档案材料，依照《中国人民大学档案管理办法》中的相关规定执行。
（二）本科生招生组考工作产生的审核材料、试题答卷、原始评分表，以及招生宣传、网上录取等工作中产生的重要档案材料，保管期限为4年。第十二条 对已归档的文件材料，不得擅自涂改、撤换。
第十三条 本科生招生办公室留存的档案，校内有关部门查阅需进行登记。一般不允许外借，确有需要的，需持介绍信，并经招生就业处处长或本科生招生办公室主任签字后方可借出。档案借出时间不超过两周，不得转借，不得擅自复制、拍照、扫描。借阅者需对借出档案的安全、完整、保密负责。
第十四条 本科生招生办公室留存的材料保存期满后，应由档案管理负责人提出销毁或延长保管期限的意见，提交招生就业处处长审批。准予销毁的档案材料应登记造册，方可销毁。销毁档案时，应确保去向安全，无泄漏流失风险。
第六章 附 则
第十五条 本办法由招生就业处负责解释。
第十六条 本办法自发布之日起施行。《中国人民大学本科生招生档案管理办法》（2013—2014 学年校办字 7 号）同时废止。
附件2(略)
